Внедряването на ERP система цели решаването на бизнес проблеми и за това е от изключителна важност поставянето на ясен план за въвеждане. При внедряването на нова система от висок клас, съществено влияние оказват и междуличностните фактори. Важно е индивидуалните нагласи на служителите да бъдат в положителна насока, за да може процеса по внедряване и обучение да върви гладко. Внедряване е признато като сложен процес, който изисква значителни ресурси и усилия. Необходима е предварителна оценка на ефективноста за да се постигнат корпоративните цели. Един успешно завършил проект може да съкрати драстично експлоатационните разходи, да генерира точни прогнози, да ускори производствения цикъл. Всичко това би могло да спести много пари в дългосрочна перспектива.
Освен автоматизирането на всички бизнес процеси ERP системите дават на мениджърския екип мощен инструмент за анализ. Управителите могат да правят разрези на цялата налична информация за фирмата си и да откриват важни тенденции в развитието на бизнеса си.
След задълбочения анализ на съществуващите бизнес процеси преминаваме към настройките на системата – данни, бизнес логика, интерфейс. Оценката на икономическият ефект от внедряването на ERP системата е на последна позиция от целия процес, но това се случва след няколко години работата.
Стандартните етапи на внедряване, които следваме в съюза на счетоводителите в България са седем:
Бизнес проучване – началният етап, от който започва процеса по внедряване. Най-важното при него е да се извърши детайлно проучване на анализираната фирма, предметна област и осигуряване на необходимата информация за провеждането на следващите етапи. На този етап се определят и основните участници в проекта. Друг важен момент от този етап е да се запознаят потребителите с интерфейса на програмата и основните й функции.
Анализ – вторият етап от процеса по внедряване цели детайлно проучване и задълбочен анализ на наличните бизнес процеси и тяхното отражение върху крайният резултат. Уточнява се обхвата на проекта и се поставят рамки за цялото внедряване.
Инсталация – процеса на инсталация е кратък и не сложен. Създават се бази данни, потребители и се провежда начално обучение. Тестват се функциите на софтуера и потребителското приемане. Целта е всички служители по-бързо да свикнат с новия интерфейс.
Внедряване и обучение – на този етап базата с данни започва да се пълни със специфичните номенклатури на фирмата. Прехвърлят се контрагенти, наличности в складовете, разходни центрове, дълготрайни активи, начални салда и обороти по сметки, документи и всякаква друга необходима информация, според конкретните нужди. Това е същинската част на проекта. Важно е екипите да работят в синхрон. По време на процеса по въвеждане или прехвърляне на база данни се осъществява и обучението на служителите. Към всеки един от тях трябва да се подхожда внимателно и според темпото на възприемане на новата информация.
Пускане на системата в реални условия – не бива да се смята, че пускането на системата в реални условия е завършек на нейния жизнен цикъл. Необходимо е известен период тя да се наблюдава и всеки потребител да надгражда уменията си за работата с нея.
Поддръжка – след пускането на системата, почти винаги се налага създаването на допълнителни настройки, справки, калкулации. С течение на времето изискванията и потребностите на ползвателите на ERP се променят и доставчикът на софтуер е задължен да отговори на техните нужди. За това всяка фирма доставчик или производител на софтуер писмено се ангажира с поддръжката. По този начин софтуерните компании следят развитието на инсталираната от тях система, а фирмите са сигурно, че тяхната система е сигурна и защитена.
Нови версии – има няколко причини за създаване на нови версии и те са промяна в законодателството, отстраняване на бъг, добавяне на повече функции или просто обновяване на интерфейса.
Трябва да отбележим, че посочените етапи на внедряването са условни и различните фирми използват различни наименования на отделните фази, но съвкупността от задачи в тях дава представа за последователността от действия, които следва да се извършат за получаването на работеща ERP система.
БГ
EN